Oman työn kehittäminen arjessa: mistä voit aloittaa

Tärkeä työ jäi taas odottamaan, vaikka olet ollut koko päivän kiireinen.

Olet vastannut viesteihin, osallistunut palavereihin ja auttanut muita eteenpäin. Tarpeellisia asioita kaikki. Silti se, mihin olisit halunnut paneutua, siirtyi jälleen seuraavalle päivälle.

Yksittäinen päivä menee näin kenellä tahansa. Kun sama toistuu viikosta toiseen, omaa työarkea kannattaa katsoa tarkemmin. Saatat pitää työstäsi ja haluta jatkaa siinä, mutta kaipaat mahdollisuutta käyttää voimiasi paremmin siihen, millä on merkitystä. Oman työn kehittäminen voi alkaa juuri tästä: huomaat toistuvan tilanteen ja lähdet tutkimaan, mitä sen muuttaminen edellyttäisi.

Tärkeälle työlle tarvitaan oma paikkansa

Kiireessä huomio kiinnittyy helposti siihen, miten kaiken ehtisi tehdä. Kalenterista etsitään vapaita välejä ja uusia tehtäviä sovitellaan vanhojen lomaan. Pieni lisätehtävä tuntuu usein varsin harmittomalta, varsinkin silloin, kun sen aikoo tehdä myöhemmin.

Vähitellen tärkeälle työlle voi jäädä vain se aika, jota muu tekeminen ei ole vielä vienyt.

Siksi kannattaa ensin selventää itselleen, mitä omalla työllä haluaa saada aikaan. Voit muistella työpäivää, jonka jälkeen olit tyytyväinen tekemiseesi. Ehkä ratkaisit pitkään vaivanneen ongelman tai valmistelit asian, joka helpotti muiden työtä. Kun tunnistat, miksi se oli tärkeää, sinun on helpompi arvioida, mille haluat tehdä tilaa myös tulevalla viikolla.

Ajatellaan vaikka tehtävää, joka vaatii rauhallista paneutumista. Varaa sille kalenteristasi aamupäivä, jolloin työ voisi edetä kunnolla. Kalenteri hyväksyy suunnitelman mukisematta. Muu työpaikka ei vielä tiedä siitä mitään.

Viestejä tulee kuten ennenkin. Joku tarvitsee vastauksen heti, toinen piipahtaa kysymässä, ja aamupäivän päätteeksi olet taas auttanut kaikkia muita eteenpäin. Oma tehtäväsi on edelleen lähtöruudussa.

Tässä kohtaa on hyvä selvittää, mihin keskeytykset perustuvat. Edellyttääkö työ todella jatkuvaa tavoitettavuutta, vai onko nopeasta vastaamisesta tullut tapa, jota kaikki pitävät itsestään selvänä? Odottavatko muut pikaista vastausta vai odotatko sitä itse itseltäsi?

Osa muutoksesta voi olla omissa käsissäsi. Voit sulkea ilmoitukset ja kertoa, milloin palaat viesteihin. Jos nopeaa reagointia tarvitaan työssäsi jatkuvasti, työrauhasta täytyy sopia yhdessä.

Havainnosta yhteiseen kokeiluun

Keskustelu helpottuu, kun pystyt kuvaamaan tilanteen tarkasti. ”Tarvitsen enemmän työrauhaa” jättää vielä paljon arvailtavaa. Voisit sen sijaan kertoa, mikä tehtävä jää toistuvasti kesken, millaisia keskeytyksiä siihen tulee ja mitä työn viivästymisestä seuraa. Silloin muutkin ymmärtävät paremmin, miksi asiaan kannattaa etsiä ratkaisua.

Voitte esimerkiksi sopia kokeilusta: kahtena aamupäivänä keskityt tähän tehtävään, tavalliset kysymykset odottavat ja aidosti kiireellisiä asioita varten on sovittu yhteydenottotapa. Samalla pitää selvittää, aiheuttaako järjestely kohtuutonta vaivaa jollekin toiselle. Oma työrauha ei saisi syntyä niin, että vieruskaveri saa kaikki keskeytykset.

Sopimukseen kannattaa palata vaikkapa parin viikon kuluttua. Etenikö tehtävä? Saivatko muut tarvitsemansa vastaukset ajoissa? Oliko kiireellisten asioiden hoitamiseen sovittu tapa toimiva?

Kokeilua voi sitten tarkistaa havaintojen perusteella. Ehkä toinen aamupäivä sopii hyvin, mutta toinen osuu yhteisen työn kannalta huonoon kohtaan. Tai huomaatte, että osa keskeytyksistä johtui epäselvästä vastuusta, joka voidaan ratkaista samalla.

Näin yhdestä omaa työtä hankaloittavasta tilanteesta voi löytyä parannus myös yhteiseen tekemiseen.

Kaikki kuormitus ei tietenkään ratkea tällaisilla kokeiluilla. Työtä voi yksinkertaisesti olla liikaa, jolloin tarvitaan päätöksiä tehtävien määrästä, vastuista tai voimavaroista. Oman työn tarkastelu auttaa tekemään tämänkin näkyväksi. Sinun on helpompi pyytää tukea, kun pystyt kertomaan, missä työn vaatimukset ja käytettävissä oleva aika eivät kohtaa.

Aluksi voit valita omasta viikostasi yhden asian, jonka haluaisit saada paremmin etenemään. Tutki, mikä sitä tällä hetkellä hankaloittaa ja kenen kanssa muutoksesta pitäisi keskustella. Kun löydätte jotakin kokeiltavaa ja palaatte sen vaikutuksiin, oman työn kehittäminen saa paikan tavallisen työn lomassa.

Jos oman työn tarkastelulle on vaikea löytää tilaa, voit lukea myös siitä, miten kollegan kanssa sparraaminen voi tukea työn kehittämistä.