Miksi yleisesti tarjotut lääkkeet ajankäytön ongelmiin eivät aina tehoa – ja mitä niiden rinnalle tarvitaan

Oletko sinäkin kyllästynyt kaikenlaisiin vaatimuksiin? Että sinun pitäisi olla tehokkaampi, osata johtaa itseäsi paremmin ja pysyä kaikin tavoin tikissä? Vaatimusten perään tarjotaan sitten tuttuja lääkkeitä ajankäytön hallintaan.

Et ole yksin turhautumisesi kanssa. Ongelmat ovat monenlaisia, mutta oireet yllättävän samanlaisia. Tekemistä on liikaa, aika ei riitä, työpäivä pirstoutuu ja illalla jää tunne, ettei kaikesta tekemisestä huolimatta saanut aikaan sitä, mikä oli oikeasti tärkeää.

Tarjotut lääkkeetkin ovat tuttuja: ajankäytön hallintaa, kurinalaisempaa itsensä johtamista, terveellisempiä elämäntapoja ja tekemisen vähentämistä.

Kaikki ovat sinänsä järkeviä neuvoja. Silti niiden teho voi jäädä yllättävän vähäiseksi, jos varsinainen ongelma on muualla.

Lääke 1: Sinun pitäisi panostaa ajankäytön hallintaan!

Maailma on pullollaan työkaluja ja neuvoja ajankäytön ja tehtävien hallintaan. Miksi sitten niin moni edelleen kamppailee ajankäyttönsä kanssa?

Yksi syy on siinä, että monet keinot perustuvat tehokkuustavoitteluun: pitäisi saada yhä enemmän tehtäviä tehtyä yhä lyhyemmässä ajassa.

Tehokkuuden tavoittelu on vähän kuin yrittäisi kävellä horisonttiin. Perille ei koskaan pääse, sillä aina löytyy jotakin, minkä voisi tehdä nopeammin, fiksummin tai tehokkaammin.

Tehokkuutta kiinnostavampi tavoite on mielestäni osumatarkkuus: että tekee oikeita asioita oikeaan aikaan. Olennaista ei silloin ole ensisijaisesti tehtyjen asioiden määrä vaan se, mitä tekemisestä syntyy.

Lääke 2: Sinun pitäisi olla kurinalaisempi!

Sinulle kenties kerrotaan, että sinun pitäisi olla järjestelmällisempi ja tavoitteellisempi. Että tulosten vähyys johtuu tahdonvoiman heikkoudesta. Että tuloksia ei voi syntyä ilman kovaa työtä.

Ojan kaivamiseen nämä voivat olla hyviä neuvoja. Nykyaikaisessa asiantuntijatyössä ne eivät aina vie kovin pitkälle.

Meillä on paljon työntekoa koskevia käsityksiä, joita emme juuri huomaa kyseenalaistaa. Yksi niistä on ajatus siitä, että arvokkaan tuloksen pitää syntyä kovan ponnistelun kautta. Miksi kuitenkaan mennä läpi harmaan kiven, jos pääsee helpommin kiven ympäri tai yli?

Valmentajana olen nähnyt, ja itsekin kokeillut, monenlaisia kurinpalautusyrityksiä. Ne voivat toimia hetken. Jos varsinainen ongelma on tavassa tehdä työtä tai siinä, mihin voimansa kohdistaa, pelkkä lisäkuri jättää helposti lähtötilanteen ennalleen.

Lääke 3: Sinun pitäisi elää terveemmin!

Ruokavalio, liikunta, uni ja palautuminen vaikuttavat luonnollisesti siihen, kuinka paljon energiaa meillä on käytettävissämme. Niiden merkitystä ei ole syytä vähätellä.

Työssä energiaa kuluu kuitenkin muuhunkin kuin fyysiseen tekemiseen. Epäselvät tavoitteet, jatkuvat keskeytykset, huoli, sisäiset ristiriidat ja tunne siitä, että käyttää aikaansa vääriin asioihin, voivat syödä voimia yllättävän paljon. Vastaavasti kiinnostava työ, kirkas suunta ja kokemus siitä, että tekee jotakin merkityksellistä, voivat vaikuttaa energiatalouteemme aivan toisella tavalla.

Siksi jaksamista ei kannata tarkastella vain elintapojen kautta.

Lääke 4: Sinun pitäisi tehdä vähemmän!

Tässä neuvossa on paljon järkeä. Jos tekee liikaa, jotakin kannattaa yleensä vähentää.

Mutta sekään ei vielä ratkaise sitä, mitä pitäisi vähentää. Jos jätän sattumanvaraisesti pois tekemistä, saatan vähentää juuri niitä asioita, joilla olisi suurin merkitys.

Siksi vähemmän tekemistä kiinnostavampi kysymys on minusta: mitä kannattaa tehdä enemmän, mitä vähemmän ja mitä voi antaa kokonaan olla? 

Siinä päästään jo lähemmäksi varsinaista ongelmaa.

Miksi nämä laajasti tarjotut lääkkeet eivät siis aina tehoa ainakaan pitkällä aikavälillä? Siksi, että ongelma ei välttämättä ole sitä, miltä se näyttää.

Kuluttava tilanne ei välttämättä johdu tehokkuuden puutteesta, kurinalaisuuden puutteesta eikä edes pelkästään liian suuresta tekemisen määrästä. Joskus taustalla ovat ne valinnat ja käsitykset, joiden varassa omaa työtä tekee.

Et tarvitse ihmelääkettä vaan selkeämpiä valintoja

Kun oma työni aikanaan ajautui pahasti vinoon, suurin käänne ei syntynyt uuden ajanhallintamenetelmän löytämisestä. Aloin kysyä paljon perustavampia kysymyksiä siitä, mitä oikeastaan halusin saada aikaan, mihin halusin käyttää aikaani ja voimavarojani ja millä tavoilla halusin tehdä työtäni.

Organisaatioissa tällaisia perusvalintoja kutsutaan strategiaksi. Olen aina pitänyt kiinnostavana sitä, kuinka itsestään selvänä pidämme organisaation tarvetta tehdä valintoja suunnasta ja painopisteistä, mutta kuinka helposti yksilön kohdalla oletamme, että hyvä ajanhallinta riittää.

Ei riitä, jos et tiedä, mitä varten hallitset aikaasi.

Omalla kohdallani tarvitsin ennen kaikkea eläviä, toimintaani ohjaavia valintoja. En puisevaa strategiadokumenttia, vaan jonkinlaista selkänojaa päivittäiseen päätöksentekoon: mitä haluan tehdä, mitä tavoittelen, mitä minulla on käytettävissä ja mistä voin luopua.

Hyvien valintojen tekeminen osoittautui kuitenkin vaikeammaksi kuin olin ajatellut. Ensin minun piti päästä kolmen sitkeän uskomuksen kimppuun.

Uskomus 1: Vain iso muutos on kunnon muutos

Tämä uskomus oli osaltaan synnyttänyt oman joko–tai-harhani. Kuvittelin, että muutoksessa vanha pitää jättää taakse ja hypätä kokonaan uuteen. Toki muutos voi joskus olla totaalinen, mutta paljon useammin riittävät pienet korjausliikkeet.

Yhden asteen korjaus kompassin suunnassa voi viedä kauempana aivan eri maisemiin. Suurta suunnanmuutosta ei tarvitse tehdä yhdellä kertaa.

Professori Fred Karlssonilta olen joskus saanut tähän viisaan vertauksen. Tee muutos niin, että toinen jalka pysyy vielä vanhalla, tukevalla alustalla. Kokeile toisella uutta ja siirrä painoa vasta, kun huomaat uuden pohjan kestävän.

Käytännössä tämä tarkoitti minulle sitä, ettei minun tarvinnut jättää vuosien strategiatyötä taakseni. Saatoin jatkaa sitä ja yhdistää siihen samalla jotakin uutta, joka kiinnosti minua yhä enemmän: yksilön omat valinnat, työtavat ja henkilökohtainen strategia. Joko–tai alkoi muuttua sekä–että-yhdistelmäksi.

Uskomus 2: Ei se voi olla varteenotettavaa, jos se tuntuu helpolta

Tämä on yksi kiinnostavimmista työntekoa koskevista uskomuksista. Jos haluat saada merkittäviä tuloksia, tekemisen pitäisi jotenkin tuntua. No pain, no gain istuu yllättävän hyvin myös suomalaiseen työajatteluun.

Oma kokemukseni on opettanut epäilemään tätä.

Kun olemme elementissämme, vaativakin työ voi tuntua hämmästyttävän luontevalta. Teemme asioita, joita oikeasti haluamme tehdä, ja pääsemme käyttämään osaamistamme, kokemustamme ja muita voimavarojamme tavalla, jossa ne tulevat oikeuksiinsa. Helppouden tunne ei silloin tarkoita, että työ olisi vähäpätöistä. Se voi kertoa aivan päinvastaisesta.

Olin pitkään ollut vahvuuksien puolestapuhuja ja ajatellut, että parhaat tulokset syntyvät ennemmin vahvuuksia käyttämällä kuin yrittämällä loputtomasti korjata jokaista heikkoutta. Vaikeassa tilanteessa tämäkin ajatus oli kuitenkin päässyt minulta unohtumaan.

Aloin epäillä, että vaikeuteni johtuivat liiallisesta varovaisuudestani, etenkin sosiaalisissa tilanteissa. Kuvittelin, että konsultin pitäisi pystyä sujuvasti verkostoitumaan, myymään itseään ja olemaan framilla tilanteessa kuin tilanteessa.

Päätin katsoa tarkemmin, mitä sosiaalisissa tilanteissa oikeasti tapahtui. Huomasin toistuvasti vetäytyväni suuresta joukosta juttelemaan yhden ihmisen kanssa. Jopa ventovieraiden kanssa pääsimme nopeasti small talkista big talkiin ja usein hyvinkin kiinnostaviin keskusteluihin.

Se, mitä olin pitänyt sosiaalisena kömpelyytenä, kätki alleen aivan toisenlaisen kyvyn: pystyin nopeasti rakentamaan sellaisen luottamuksen, että keskustelussa voitiin mennä pintaa syvemmälle. Myöhemmin siitä on tullut yksi tärkeimmistä voimavaroistani coachina.

Ongelma ei siis ollutkaan ensisijaisesti siinä, että minulta puuttui jotakin. Olin arvioinut itseäni väärillä kriteereillä.

Uskomus 3: Ole järkevä

Vaatimus olla järkevä ja tehdä järkeviä päätöksiä on syvällä meidän kulttuurissamme ja kasvatuksessamme. Järjessä ei tietenkään ole mitään vikaa. Ongelma syntyy vasta, jos se saa yksinoikeuden päätöksentekoon.

Oivalsin itse yrittäneeni pitkään olla aivan liian järkevä. Se tuntui erityisen nurinkuriselta, koska olin aikanaan lähtenyt valmentajaksi juuri luovuuden ja innovatiivisuuden maailmaan. Aloin ottaa uudelleen vakavasti myös intuition, tunteet ja uteliaisuuden. Ne eivät korvaa analyysia ja logiikkaa, mutta ilman niitä kuva jää helposti vajaaksi.

Kun katsoin taaksepäin, monet elämäni tärkeimmistä ratkaisuista eivät olleet syntyneet pelkän rationaalisen laskelman perusteella. Fysiikan opiskeleminen ei näyttänyt erityisen järkevältä, sillä lukiossa olin luonnontieteissä varsin keskinkertainen oppilas. Suomeen lähteminen yliopistosta valmistumisen jälkeen ei sekään ollut ilmeinen järkiratkaisu, kun Norjassa olisi ollut tarjolla varmoja työpaikkoja ja hyviä palkkoja.

Silti juuri tällaiset ratkaisut ovat vieneet elämääni suuntiin, joita en olisi pystynyt etukäteen laskemaan.

Siksi en enää ajattele, että hyvät työelämän valinnat syntyvät joko järjestä tai tunteesta. Tarvitaan molempia. Järki auttaa tutkimaan vaihtoehtoja ja seurauksia, mutta myös sillä on merkitystä, mikä tuntuu tekemisen arvoiselta, mikä vetää puoleensa ja missä huomaa olevansa parhaimmillaan.

Ajankäytön ongelmaa ei siis aina kannata yrittää ratkaista ajankäytön keinoin. Joskus paljon tärkeämpää on pysähtyä katsomaan niitä valintoja, käsityksiä ja työtapoja, jotka päättävät jo ennen kalenteria, mihin aikasi ja voimavarasi lopulta kuluvat.