Priorisoinnin suurin virhe: kohtelemme tehtäviä irrallisina

Priorisoinnista puhutaan paljon. Yleensä ajatuksena on, että edessä on joukko tehtäviä, joista pitäisi osata valita tärkeimmät. Laitetaan asiat järjestykseen, aloitetaan ykkösestä ja edetään siitä eteenpäin.

Kuulostaa järkevältä. Oikeassa työssä tehtävät eivät kuitenkaan käyttäydy näin siististi. Ne eivät ole toisistaan riippumattomia laatikoita tehtävälistalla. Yhdestä asiasta syntynyt tulos voi vaikuttaa moneen muuhun asiaan, joskus enemmän kuin itse tehtävään, jonka juuri hoidit. Yksi keskustelu voi poistaa kokonaisen työvaiheen. Yksi päätös voi tehdä viisi tehtävää tarpeettomiksi. Yksi selkeytetty vastuu voi vapauttaa usean ihmisen aikaa viikoiksi. Toisaalta voit käyttää päiväkausia asiaan, joka kyllä valmistuu mutta ei muuta juuri mitään.

Tehtävän tärkeys ei aina näy itse tehtävästä.

Tämä tekee priorisoinnista paljon kiinnostavamman asian kuin tehtävälistan järjestäminen. Tehtävän tärkeys alkaa näkyä paremmin, kun katsoo itse tehtävää pidemmälle. Mihin muuhun se vaikuttaa? Mitä se mahdollistaa? Mitä se poistaa? Minkä ongelman se ratkaisee ehkä myös muualla?

Kun asiaa alkaa katsoa näin, työ muistuttaa enemmän verkostoa kuin jonoa.

Ajattele vaikka palaveria, jonka tarkoituksena on ratkaista yksi epäselvä kysymys. Kalenterissa se näyttää tunnin mittaiselta tehtävältä muiden joukossa. Jos keskustelussa syntyy päätös, joka poistaa epäselvyyden kymmeneltä ihmiseltä, tuon tunnin vaikutus voi olla valtava. Toisen tunnin saatat käyttää sähköposteihin vastaamiseen erittäin tehokkaasti ja saada paljon näkyvää aikaan, mutta kokonaisuuden kannalta vaikutus voi jäädä vähäiseksi.

Molempiin kului tunti. Tunnit eivät silti olleet samanarvoisia.

Tässä on yksi syy siihen, miksi perinteinen tehokkuusajattelu auttaa vain tiettyyn pisteeseen asti. Se tarkastelee helposti sitä, kuinka nopeasti ja sujuvasti tehtävä saadaan hoidettua. Paljon vähemmälle huomiolle jää kysymys siitä, kuinka suuri vaikutus tehtävän tekemisellä ylipäätään on.

Osumatarkkuus onkin alkanut kiinnostaa minua tehokkuutta enemmän. Se ei tarkoita sitä, että pitäisi aina tietää etukäteen täydellisesti, mikä tehtävä tuottaa parhaat tulokset. Sellaista varmuutta työelämässä harvoin on. Tärkeämpää on käyttää rajalliset voimavarat asioihin, joiden vaikutus näyttää lupaavalta, ja katsoa sitten, mitä niistä oikeasti syntyy.

Juuri tämä jälkimmäinen osa jää helposti tekemättä. Meillä on kova kiire päästä eteenpäin. Kun yksi asia valmistuu, siirrymme seuraavaan. Tehtävä rastitetaan pois, sähköposti arkistoidaan ja kalenterissa odottaa jo seuraava kohta. Harvemmin pysähdymme katsomaan, mitä valmistuneesta tehtävästä seurasi.

Syntyikö se tulos, jota odotimme? Muuttuiko jokin? Helpottiko tekeminen muualla? Syntyikö uusia mahdollisuuksia? Vai osoittautuiko asia vähemmän merkitykselliseksi kuin etukäteen kuvittelimme?

Tässä on pieni paradoksi: kiire päästä eteenpäin voi estää meitä huomaamasta, etenemmekö oikeaan suuntaan. 

Hyvä priorisointi ei minusta pääty etukäteen tehtyyn valintaan. Se jatkuu tehtävän jälkeen. Valitsemme jotakin, katsomme mitä siitä syntyi ja käytämme havaintoa seuraavaan valintaan.

Tämä muuttaa myös suhtautumista virheisiin. Jos jokin tärkeäksi arvioitu asia ei tuotakaan odotettua vaikutusta, valinta ei välttämättä ollut huono. Saimme tietoa, jota meillä ei aikaisemmin ollut. Huonompi vaihtoehto olisi jatkaa saman asian tekemistä samalla tavalla huomaamatta, ettei siitä synny sitä mitä kuvittelimme.

Priorisointi muuttuu kertaluonteisesta järjestämisestä jatkuvaksi oppimiseksi. Kaikkien tehtävien merkitystä ei tarvitse pystyä ratkaisemaan täydellisesti etukäteen. Riittää, että tekee parhaan mahdollisen valinnan senhetkisen ymmärryksen perusteella, seuraa vaikutuksia ja korjaa tarvittaessa suuntaa.

Tärkein tehtävä ei siis välttämättä ole päivän suurin, näkyvin tai kiireellisimmältä tuntuva tehtävä. Se voi olla pieni asia, jonka vaikutukset leviävät pitkälle ympärilleen.

Välillä kannattaa nostaa katse tehtävälistasta ja kysyä toisenlainen kysymys:

Jos teen tämän, mitä muuta siitä seuraa?