Tunti on aina 60 minuuttia, mutta kaikki työtunnit eivät ole samanarvoisia

Ajankäytöstä puhuttaessa aikaa käsitellään helposti tasalaatuisena resurssina. Meillä on työpäivässä tietty määrä tunteja, ja haasteena on käyttää ne mahdollisimman tehokkaasti.

Matemaattisesti tämä pitää tietenkin paikkansa. Tunti on aina 60 minuuttia. Työn kannalta tunnit eivät kuitenkaan ole läheskään samanarvoisia.

Yhtenä tuntina saat ratkaistua asian, jota olet pyöritellyt pitkään. Ajatus kulkee, huomio pysyy asiassa ja keskustelu oikean ihmisen kanssa avaa yhtäkkiä koko tilanteen. Toisen tunnin käytät sähköposteihin, keskeytyksiin ja pienten asioiden selvittämiseen. Saat ehkä enemmän tehtäviä pois listalta, mutta vaikutus jää paljon pienemmäksi.

Kellossa tunnit ovat samanpituisia. Sinun käytössäsi ne eivät ole.

Tämä on yksi syy siihen, miksi olen vuosien mittaan alkanut suhtautua perinteiseen ajanhallintaan hieman varauksellisesti. Jos huomio on vain siinä, miten paljon asioita saadaan mahtumaan käytettävissä olevaan aikaan, jotain tärkeää jää helposti näkemättä: kuinka paljon sinusta itsestäsi on tuona aikana käytettävissä?

Työssä käytämme muutakin kuin aikaa. Käytämme keskittymiskykyämme, kokemustamme, ajatteluamme, tunteitamme, luovuuttamme ja fyysistä energiaamme. Yhtenä päivänä nämä ovat hyvin käytettävissä, toisena huomattavasti vähemmän.

Energia on tässä kiinnostava sana, vaikka sitä käytetään usein epämääräisesti. En tarkoita vain sitä, oletko levännyt vai väsynyt. Työssä energiaa voi kulua myös epäselvyyteen, keskeneräisiin asioihin, jatkuvaan reagointiin, tarpeettomiin ristiriitoihin tai siihen, että yrität saada itsesi tekemään jotakin tavalla, joka ei sovi sinulle.

Toisaalta jotkin tehtävät tekevät melkein päinvastaisen tempun. Niihin voi käyttää paljonkin aikaa ja huomata päivän päätteeksi olevansa edelleen hyvässä vedossa. Työ on ollut vaativaa, mutta samalla se on käyttänyt osaamista ja voimavaroja tavalla, joka tuntuu luontevalta.

Omaa energiataloutta kannattaakin tarkastella samalla uteliaisuudella kuin kalenteria. Mihin energiaa kuluu suhteettoman paljon? Missä sitä tuntuu riittävän? Mitkä asiat hajottavat huomion ja mitkä kokoavat sitä? Millaisessa työssä huomaat olevasi parhaimmillasi?

Tästä avautuu myös toinen asia, joka on alkanut kiinnostaa minua tehokkuutta enemmän: osumatarkkuus.

Jos käytettävissäsi on rajallinen määrä aikaa ja vielä rajallisempi määrä hyvää keskittymistä ja energiaa, niiden kohdistamisella on valtava merkitys. Tehokkuus kertoo, kuinka sujuvasti saat jonkin tehtävän tehdyksi. Osumatarkkuus kiinnittää huomion siihen, käytätkö parhaat voimavarasi tehtävään, jonka vaikutus on niiden arvoinen.

Voit käyttää päivän erittäin tehokkaasti ja huomata illalla, ettei tärkein asia edennyt juuri mihinkään. Toisena päivänä yksi tunnin keskustelu, päätös tai ajatustyön hetki voi vaikuttaa vielä kuukausien päästä. Molemmissa tapauksissa kellosta kului aikaa, mutta syntynyt vaikutus oli aivan eri luokkaa.

Osumatarkkuuteen liittyy myös epävarmuutta. Emme voi etukäteen tietää varmasti, mikä tehtävä tuottaa suurimman vaikutuksen. Valintoja tehdään aina vajavaisen tiedon varassa, ja juuri sen vuoksi tekemisen seuranta on tärkeää. Kannattaa palata katsomaan, mitä käytetystä ajasta ja energiasta oikeasti syntyi. Missä panos kannatti? Missä vaikutus jäi pienemmäksi kuin kuvittelin? Mitä tästä olisi hyvä tehdä seuraavalla kerralla toisin?

Kun tällaisia havaintoja kertyy, myös suhde ajankäyttöön alkaa muuttua. Päivää ei enää tarvitse nähdä pelkästään tuntimääränä, johon yritetään mahduttaa mahdollisimman paljon tekemistä. Eri tehtävät vaativat erilaista energiaa, keskittymistä ja ajattelukykyä. Jotkin asiat kannattaa tehdä silloin, kun olet parhaimmillasi. Toiset hoituvat hyvin vähemmälläkin energialla. Osa kannattaa antaa toiselle, ja osa voi osoittautua sellaiseksi, ettei siihen kannata käyttää aikaa lainkaan.

Tässä mielessä ajankäytön kiinnostavin kysymys ei ole, miten saisit enemmän irti jokaisesta tunnista. Paljon hyödyllisempää on alkaa tunnistaa, millaiset tunnit ja millainen tekeminen ovat sinulle kaikkein arvokkaimpia.

Aikaa et saa lisää, etkä pysty pitämään energiaasi jatkuvasti samalla tasolla. Voit kuitenkin vaikuttaa siihen, mihin käytät parhaat tuntisi ja parhaat voimavarasi.

Siinä osumatarkkuus alkaa voittaa tehokkuuden.