Kun ongelma saa väärän nimen, myös ratkaisut menevät helposti harhaan

Minulla oli vuosia vahva pyrkimys löytää mahdollisimman tehokkaita työtapoja.

En tarkoita vain järkevää suunnittelua tai toimivia rutiineja, vaan ihan aitoa tehokkuuden optimointia. Miten saisin enemmän aikaan, suoremmin, fiksummin ja vähemmällä hukalla. Ajatus oli sinänsä ymmärrettävä. Jos työssä jokin ei toimi, sitä yrittää korjata. Jos aikaa ei tunnu olevan tarpeeksi, sitä yrittää käyttää paremmin.

Mutta vuosien mittaan olen joutunut katsomaan tätä pyrkimystä aika suoraan silmiin. Se johti minulla usein kaventuneisiin näköaloihin.

Kun huomio kiinnittyy tehokkuuteen, alkaa helposti nähdä tehokkuusongelmia vähän kaikkialla. Jos jokin tökkii, sen tulkitsee helposti ajanhallinnan puutteeksi, fokuksen herpaantumiseksi tai liian löysäksi tavaksi tehdä työtä. Ja silloin alkaa ratkaista juuri sitä.

Jälkikäteen ajatellen olin monessa kohdassa liian nopea nimeämään ongelman. Ja kun ongelma saa väärän nimen, myös ratkaisut alkavat osua väärään kohtaan.

Oireet näkyvät nopeasti, mutta olennainen jää helpommin piiloon

Lohdutan itseäni sillä, etten ole ollut yksin tässä asiassa. Olet kenties huomannut saman asian?

Että päivät täyttyvät, vastuuta on paljon, mutta jokin olennainen ei tunnu etenevän niin kuin pitäisi. Silloin mieleen tarttuu helposti ensimmäinen järkevältä kuulostava selitys. Ehkä kyse on ajanhallinnasta. Ehkä fokusta pitäisi parantaa. Ehkä pitäisi vain olla vähän järjestelmällisempi tai päättäväisempi.

Nämä selitykset ovat siistejä ja käyttökelpoisia. Niitä on myös helppo tarjota toisille. Ei tarvitse kuin sanoa priorisointi sopivan painokkaasti, niin keskustelu kuulostaa jo melkein ratkaistulta.

Pulma on vain siinä, että todelliset ongelmat eivät useinkaan tule vastaan omalla nimellään. Ne ilmestyvät oireina, tunnelmina, hankalana kitkana tai kokemuksena siitä, että työ kyllä liikkuu mutta ei tunnu kunnolla kantavan. Jos oire saa liian nopeasti ongelman aseman, koko loppupolku alkaa helposti vinosta kohdasta.

Oireet kyllä pitävät meteliä. Kiire näkyy kalenterissa. Keskeytykset tuntuvat hermostossa. Riittämättömyyden tunne tulee mukaan kotiin asti. Mutta tilanteen olennaiset tekijät ovat hienovaraisempia. Ne eivät huuda. Ne vain vaikuttavat.

Voi olla, että puhutaan ajanhallinnasta, vaikka työn painopiste on vähitellen hämärtynyt. Yritetään ratkaista fokuksen puutetta, vaikka kyse on ristiriitaisista odotuksista. Etsitään tehokkaampaa systeemiä, vaikka vanha tapa tehdä työtä ei enää sovi siihen todellisuuteen, jossa nyt toimitaan.

Ja joskus aletaan vähitellen ajatella, että ongelma on minussa itsessäni, vaikka kyse on useiden pienten tekijöiden yhteisvaikutuksesta: työn rakenteista, huomiota repivistä käytännöistä, epäselvistä vastuista ja siitä, että tärkeä jää jatkuvasti kiireellisemmän näköisten asioiden alle.

Tämä on inhimillistä. Kun jokin tuntuu hankalalta, mieli haluaa nopeasti käyttökelpoisen selityksen. Mieli yrittää auttaa. Harmi vain, että se auttaa toisinaan vähän samaan tapaan kuin ystävä, joka suosittelee flunssaan villasukkaa ja mökkiviikonloppua. Ajatus on hyvä, mutta tilannekuva voi jäädä kevyeksi.

Väärä ongelmanmäärittely synnyttää järkeviä mutta väärään kohtaan osuvia ratkaisuja

Tämä on myös se kohta, jossa aletaan tehdä paljon oikein, mutta väärään suuntaan. Jos ongelma nimetään ajanhallinnaksi, kalenteri laitetaan tiukemmin ruotuun. Jos ongelma nimetään fokuksen puutteeksi, itseltä aletaan vaatia enemmän kurinalaisuutta. Jos ongelma nimetään tehottomuudeksi, aletaan tehdä enemmän, nopeammin ja tarkemmin.

Näissä ratkaisuissa ei sinänsä ole mitään hullua. Ne ovat usein ihan fiksuja ratkaisuja liian kapeasti nähtyyn tilanteeseen. Ja juuri siksi ne ovat niin petollisia.

Minulle tämän ymmärtäminen oli tärkeä ja vähän nolo oppi. Tehokkuuden optimointi voi olla hyödyllistä, mutta vain silloin, kun sitä kohdistetaan oikeaan asiaan. Muuten siitä tulee vain hyvin järjestetty tapa juosta harhaan.

Huijaamme itseämme tässä helposti. Jos jokin ei toimi, pitäisi heti tehdä jotain. Pysähtyminen tuntuu helposti siltä, että nyt ei ainakaan synny tulosta. Mutta jos tilanne jää hämäräksi, huomio osuu helposti väärään paikkaan. Silloin korjataan jotakin näkyvää, vaikka varsinainen hankaluus syntyy useiden tekijöiden yhteispelistä.

Juuri siksi näkyväksi tekeminen ei ole hidastelua vaan usein viisasta oikaisua. Kun tilanteesta alkaa nähdä vähän selvemmin, mikä siinä oikeasti on vaikeaa, mikä vielä kantaa, mikä vie voimaa suhteettoman paljon ja mikä vetää huomiota jatkuvasti väärään paikkaan, jotakin olennaista alkaa tapahtua. Tilanne ei ehkä ratkea heti, mutta se muuttuu ymmärrettävämmäksi.

Ennen ratkaisua tarvitaan selkeämpi tilannekuva

Olen jatkuvasti joutunut toteamaan, että merkittävin ensimmäinen muutos ei ole uusi päätös, uusi menetelmä tai uusi suunnitelma. Se on se hetki, jolloin saa ensimmäistä kertaa kiinni siitä, mistä tilanteessa oikeastaan on kysymys.

Silloin hartiat laskeutuvat vähän. Ajatus kirkastuu. Sisäinen syytös hellittää. Ja mieleen tulee tunne, että ehkä tätä ei tarvitsekaan ratkaista väkisin samalta kohdalta, josta on yrittänyt jo kuukausia.

Oikeampi nimeäminen ei vielä vie perille. Mutta se vie pois harhasta. Ja jo se voi säästää yllättävän paljon turhaa kiertämistä.

Tämän vuoksi ajattelen, ettei ensimmäiseksi tarvita lisää neuvoja, uutta järjestelmää tai uutta sovellusta. Tarvitaan ensin selkeämpi kuva siitä, mitä on oikeastaan ratkaisemassa.

Missä kohtaa on eniten kitkaa? Mikä vie voimaa suhteettoman paljon? Mikä jo toimii, vaikka on ehkä jäänyt liian vähälle huomiolle? Mihin suuntaan työ tällä hetkellä tosiasiassa vetää? Mitkä tekijät ylläpitävät nykyistä asetelmaa?

Kun nämä kysymykset alkavat saada muotoa, myös ratkaisut muuttuvat paremmiksi. Ei siksi, että yhtäkkiä oltaisiin viisaampia kuin ennen, vaan siksi, että huomio osuu viimein siihen, mikä tilanteessa on olennaista.

Työ ei siis aina takkua siksi, että sitä on liikaa. Se takkuilee usein siksi, että tilanteen todellinen ydin on jäänyt nimeämättä tai että huomio on kiinnittynyt vain näkyvimpiin oireisiin. Ja silloin ensimmäinen tärkeä askel ei ole uusi ratkaisu, vaan selkeämpi tilannekuva.

Juuri sitä varten loin kartoituksen Suunnan tarkistus. Ei tuottamaan uusia tehokkuusvaatimuksia jo ennestään täyteen työpäivään, vaan auttamaan sellaisissa tilanteissa, joissa jokin hiertää, mutta olennaiset tekijät eivät ole vielä tulleet kunnolla näkyviin.