Kun ongelma saa väärän nimen, myös ratkaisut menevät helposti harhaan

Työelämässä on yksi yllättävän tavallinen ilmiö, josta puhutaan aivan liian vähän. Nimittäin siitä, että ongelma saa väärän nimen.

Huomaat, että jokin työssä tökkii. Päivät täyttyvät, tekemistä riittää, vastuuta on paljon, mutta jokin olennainen ei tunnu etenevän niin kuin pitäisi. Silloin mieleen tarttuu helposti ensimmäinen järkevältä kuulostava selitys. Ehkä kyse on ajanhallinnasta. Ehkä fokusta pitäisi parantaa. Ehkä pitäisi vain olla vähän järjestelmällisempi tai päättäväisempi.

Nämä tulkinnat ovat ymmärrettäviä. Ne ovat siistejä, käyttökelpoisia ja sopivan arkisia. Niitä on myös helppo tarjota toisille. Ei tarvitse kuin mainita sana priorisointi hieman vakavalla äänellä, niin keskustelu kuulostaa jo melkein ratkaistulta.

Ongelma on vain siinä, että työelämän todelliset pulmat eivät useinkaan tule vastaan omalla nimellään. Ne ilmestyvät oireina, tunnelmina, hankalana kitkana tai kokemuksena siitä, että työ kyllä liikkuu mutta ei tunnu kunnolla kantavan. Ja jos oire saa liian nopeasti ongelman aseman, koko loppupolku alkaa helposti vinosta kohdasta.

Silloin alkaa helposti ratkaista jotakin, mitä ei ole vielä nähnyt riittävän selvästi.

Oireet näkyvät nopeasti, mutta tilanteen ydin jää helpommin piiloon

Työelämässä oireet osaavat kyllä pitää meteliä. Kiire näkyy kalenterissa. Keskeytykset tuntuvat hermostossa. Riittämättömyyden tunne tulee mukaan kotiin asti. Jokainen huomaa, jos sähköpostia on liikaa tai jos päivä hajoaa kolmeentoista suuntaan ennen lounasta.

Tilanteen olennaiset tekijät ovat hienovaraisempia. Ne eivät aina huuda. Ne vain vaikuttavat.

Voi olla, että sanot tarvitsevasi parempaa ajanhallintaa, vaikka työsi painopiste on vähitellen hämärtynyt. Yrität ratkaista fokuksen puutetta, vaikka kyse onkin ristiriitaisista odotuksista. Etsit tehokkaampaa systeemiä, vaikka vanha tapa tehdä työtä ei enää sovi siihen todellisuuteen, jossa nyt toimit.

Tai voi olla, että alat vähitellen ajatella ongelman olevan sinussa, vaikka kyse on useiden pienten tekijöiden yhteisvaikutuksesta: työn rakenteista, huomiota repivistä käytännöistä, epäselvistä vastuista ja siitä, että tärkeä jää jatkuvasti kiireellisemmän näköisten asioiden alle.

Tämä ei ole mitenkään outoa. Päinvastoin. Se on hyvin inhimillistä. Kun jokin tuntuu hankalalta, mieli haluaa nopeasti käyttökelpoisen selityksen. Sehän on oikeastaan ihan kohteliasta. Mieli yrittää auttaa. Harmi vain, että se auttaa toisinaan vähän samaan tapaan kuin ystävä, joka suosittelee flunssaan villasukkaa ja mökkiviikonloppua. Ajatus on hyvä, mutta tilannekuva saattaa olla hivenen kevyt.

Juuri siksi nopein selitys ei ole aina paras selitys.

Väärä ongelmanmäärittely synnyttää järkeviä mutta väärään kohtaan osuvia ratkaisuja

Tämä on se kohta, jossa moni alkaa tehdä paljon oikein, mutta väärään suuntaan.

Jos ongelma nimetään ajanhallinnaksi, ratkaisu alkaa helposti näyttää tältä: kalenteri tiukemmin ruotuun, tehtävälista selkeämmäksi, päivään enemmän rakennetta. Siinä ei ole mitään vikaa. Mutta jos tilanteen kannalta olennaisinta onkin se, että työ vetää jatkuvasti liian moneen suuntaan, parempi kalenteri ei vielä muuta mitään ratkaisevaa. Se vain järjestää hajanaisuuden siistimpään muotoon.

Jos ongelma nimetään fokuksen puutteeksi, aletaan helposti vaatia itseltä enemmän kurinalaisuutta. Mutta jos hankaluus syntyykin ristiriitaisista odotuksista tai työn vääristyneestä painopisteestä, lisää itsekuria ei välttämättä tarvita lainkaan. Tarvitaan parempi näköyhteys siihen, mikä työssä oikeasti on olennaista.

Jos ongelma nimetään tehottomuudeksi, moni alkaa tehdä enemmän, nopeammin ja tarkemmin. Ja juuri silloin voi käydä niin, että väärään suuntaan mennään entistä vaikuttavammin.

Näennäisratkaisut ovat hankalia juuri siksi, että ne näyttävät usein hyvin kunnollisilta. Ne eivät ole hulluja ratkaisuja. Ne ovat usein ihan fiksuja ratkaisuja liian kapeasti nähtyyn tilanteeseen.

Ja kun ihminen käyttää niihin paljon energiaa, hän saattaa vielä päätyä uskomaan, että vika on hänessä. Että hän ei vain osaa toteuttaa tarpeeksi hyvin niitä asioita, jotka muiden puheissa näyttävät niin järkeviltä.

Todellisuudessa hän saattaa vain yrittää vaikuttaa yhteen näkyvään oireeseen tilanteessa, jota ylläpitää useampi toisiinsa kietoutuva tekijä.

Siksi näkyväksi tekeminen ei ole hidastelua vaan viisasta oikaisua

Nykyinen työelämä huijaa meitä tässä helposti. Jos jokin ei toimi, pitäisi kai heti tehdä jotain. Pysähtyminen tuntuu helposti siltä, että nyt ei ainakaan synny tulosta. Ikään kuin tilanteen tarkempi katsominen olisi epäilyttävä ylellisyys.

Mutta käytännössä käy usein päinvastoin.

Jos tilanne jää hämäräksi, liike suuntautuu helposti väärään kohtaan. Silloin käytetään aikaa, energiaa ja hyvää tahtoa siihen, että yritetään korjata jotain näkyvää, vaikka varsinainen hankaluus syntyy useiden tekijöiden yhteispelistä. Ja kun mikään ei kunnolla muutu, olo muuttuu entistä epäselvemmäksi.

Juuri siksi näkyväksi tekeminen ei ole hidastelua. Se on usein nopein tie siihen, että huomio osuu oikeaan paikkaan.

Kun tilanteesta alkaa nähdä vähän selvemmin, mikä siinä oikeasti on vaikeaa, mikä vielä kantaa, mikä vetää eteenpäin ja mikä tekee muutoksesta niin raskaan tuntuisen, jotakin olennaista alkaa tapahtua. Tilanne ei ehkä ratkea saman tien, mutta se muuttuu ymmärrettävämmäksi.

Ymmärrettävä tilanne on aivan eri asia kuin sekava tilanne, jota yritetään hallita tunnollisuudella.

Oikeampi nimeäminen voi olla ensimmäinen todellinen helpotus

Olen huomannut vuosien varrella, että joskus merkittävin ensimmäinen muutos ei ole uusi päätös, uusi menetelmä tai uusi suunnitelma. Se on se hetki, jolloin ihminen saa ensimmäistä kertaa kiinni siitä, mistä hänen tilanteessaan oikeastaan on kysymys.

Silloin voi tapahtua jotakin hyvin yksinkertaista mutta voimakasta. Hartiat laskeutuvat vähän. Ajatus kirkastuu hiukan. Sisäinen syytös hellittää. Ja mieleen tulee ensimmäisen kerran pitkään aikaan tunne, että ehkä tätä ei tarvitsekaan ratkaista väkisin samalta kohdalta, josta on yrittänyt jo kuukausia.

Jos ihminen huomaa, ettei ongelma olekaan vain siinä, että hän hallitsee aikaansa huonosti, vaan siinä, että työn todellinen suunta on hämärtynyt, koko tilanne muuttuu. Jos hän huomaa, ettei kyse olekaan pelkästä tehottomuudesta, vaan siitä, että hänen työnsä täyttyy asioista, joilla on kiireen leima mutta ei kunnollista painoarvoa, hän alkaa nähdä eri tavalla.

Oikeampi nimeäminen ei vielä vie perille. Mutta se vie pois harhasta. Ja jo se voi säästää yllättävän paljon turhaa kiertämistä.

Ennen ratkaisua tarvitaan selkeämpi tilannekuva

Tämän vuoksi ajattelen, ettei ensimmäiseksi tarvita lisää neuvoja. Ei uutta järjestelmää. Ei uutta sovellusta. Eikä aina edes lisää päättäväisyyttä.

Tarvitaan ensin selkeämpi kuva siitä, mitä on oikeastaan ratkaisemassa.

Missä kohtaa on eniten kitkaa? Mikä vie voimaa suhteettoman paljon? Mikä jo toimii, vaikka on ehkä jäänyt liian vähälle huomiolle? Mihin suuntaan työ tällä hetkellä tosiasiassa vetää? Mitkä tekijät ylläpitävät nykyistä asetelmaa?

Kun nämä kysymykset alkavat saada muotoa, myös ratkaisut muuttuvat paremmiksi. Ei siksi, että ihminen olisi yhtäkkiä fiksumpi kuin ennen, vaan siksi, että hänen huomionsa osuu ensimmäistä kertaa kunnolla siihen, mikä tilanteessa on olennaista.

Työ ei siis aina takkua siksi, että sitä on liikaa. Se takkuilee usein siksi, että tilanteen todellinen ydin on jäänyt nimeämättä tai että huomio on kiinnittynyt vain näkyvimpiin oireisiin. Ja silloin ensimmäinen tärkeä askel ei ole uusi ratkaisu, vaan selkeämpi tilannekuva.

Juuri sitä varten loin kartoituksen Suunnan tarkistus. Ei tuottamaan uusia hienoja käsitteitä jo ennestään täyteen työpäivään, vaan auttamaan sellaisissa tilanteissa, joissa jokin hiertää, mutta olennaiset tekijät eivät ole vielä tulleet kunnolla näkyviin.