Kun ongelma saa väärän nimen, myös ratkaisut menevät helposti harhaan

Minulla oli vuosia vahva pyrkimys löytää mahdollisimman tehokkaita työtapoja.

En tarkoita vain järkevää suunnittelua tai toimivia rutiineja, vaan ihan aitoa tehokkuuden optimointia. Miten saisin enemmän aikaan, suoremmin, fiksummin ja vähemmällä hukalla. Ajatus oli sinänsä ymmärrettävä. Jos työssä jokin ei toimi, sitä yrittää korjata. Jos aikaa ei tunnu olevan tarpeeksi, sitä yrittää käyttää paremmin.

Vuosien mittaan olen kuitenkin joutunut katsomaan tätä pyrkimystä aika suoraan silmiin. Se johti minulla usein kaventuneisiin näköaloihin.

Kun huomio kiinnittyy tehokkuuteen, alkaa helposti nähdä tehokkuusongelmia vähän kaikkialla. Jos jokin tökkii, sen tulkitsee helposti ajanhallinnan puutteeksi, fokuksen herpaantumiseksi tai liian löysäksi tavaksi tehdä työtä. Ja silloin alkaa ratkaista juuri sitä.

Jälkikäteen ajatellen olin monessa kohdassa liian nopea nimeämään ongelman. Kun ongelma saa väärän nimen, myös ratkaisut alkavat osua väärään kohtaan.

Oireet näkyvät nopeasti, mutta olennainen jää helpommin piiloon

Lohdutan itseäni sillä, etten ole ollut yksin tässä asiassa.

Päivät täyttyvät, vastuuta on paljon, mutta jokin olennainen ei tunnu etenevän niin kuin pitäisi. Silloin mieleen tarttuu helposti ensimmäinen järkevältä kuulostava selitys. Ehkä kyse on ajanhallinnasta. Ehkä fokusta pitäisi parantaa. Ehkä pitäisi vain olla vähän järjestelmällisempi tai päättäväisempi.

Nämä selitykset ovat siistejä ja käyttökelpoisia. Niitä on myös helppo tarjota toisille. Ei tarvitse kuin sanoa priorisointi sopivan painokkaasti, niin keskustelu kuulostaa jo melkein ratkaistulta.

Pulma on vain siinä, että todelliset ongelmat eivät useinkaan tule vastaan omalla nimellään. Ne ilmestyvät oireina, tunnelmina, hankalana kitkana tai kokemuksena siitä, että työ kyllä etenee, mutta jokin siinä ei tunnu osuvan kohdalleen. Jos oire nimetään liian nopeasti itse ongelmaksi, koko loppupolku lähtee helposti vinoon.

Oireet kyllä pitävät meteliä. Kiire näkyy kalenterissa. Keskeytykset tuntuvat. Riittämättömyyden tunne tulee mukaan kotiin asti. Tilanteen olennaiset tekijät voivat olla paljon huomaamattomampia. Ne eivät pidä itsestään ääntä, mutta vaikuttavat silti koko ajan.

Voi olla, että puhutaan ajanhallinnasta, vaikka työn painopiste on hämärtynyt. Yritetään ratkaista fokuksen puutetta, vaikka kyse on ristiriitaisista odotuksista. Etsitään tehokkaampaa systeemiä, vaikka vanha tapa tehdä työtä ei enää sovi siihen todellisuuteen, jossa nyt toimitaan.

Joskus aletaan ajatella, että ongelma on minussa itsessäni, vaikka kyse on useiden pienten tekijöiden yhteisvaikutuksesta: työn rakenteista, huomiota repivistä käytännöistä, epäselvistä vastuista ja siitä, että tärkeä jää jatkuvasti kiireellisemmän näköisten asioiden alle.

Tämä on inhimillistä. Kun jokin tuntuu hankalalta, mieli haluaa nopeasti käyttökelpoisen selityksen. Harmi vain, että se auttaa toisinaan vähän samaan tapaan kuin ystävä, joka suosittelee flunssaan villasukkia ja mökkiviikonloppua. Ajatus voi olla hyvä, mutta tilannekuva jää kevyeksi.

Väärä ongelmanmäärittely synnyttää järkeviä mutta väärään kohtaan osuvia ratkaisuja

Tässä kohtaa aletaan helposti tehdä paljon oikein, mutta väärään suuntaan. Jos ongelma nimetään ajanhallinnaksi, kalenteri laitetaan tiukemmin ruotuun. Jos ongelma nimetään fokuksen puutteeksi, itseltä aletaan vaatia enemmän kurinalaisuutta. Jos ongelma nimetään tehottomuudeksi, aletaan tehdä enemmän, nopeammin ja tarkemmin.

Nämä ratkaisut eivät sinänsä ole hullumpia. Ne ovat usein ihan fiksuja ratkaisuja liian kapeasti nähtyyn tilanteeseen. Juuri siksi ne ovat niin petollisia.

Minulle tämän ymmärtäminen oli tärkeä ja aika nolo oppi. Tehokkuuden optimointi voi olla hyödyllistä, mutta vain silloin, kun sitä kohdistetaan oikeaan asiaan. Muuten siitä tulee vain hyvin järjestetty tapa juosta harhaan.

Huijaamme itseämme tässä helposti. Jos jokin ei toimi, pitäisi heti tehdä jotain. Pysähtyminen tuntuu ajan hukkaamiselta. Mutta jos tilanne jää hämäräksi, huomio osuu helposti väärään paikkaan. Silloin korjataan jotakin näkyvää, vaikka varsinainen hankaluus olisi muualla.

Siksi tilanteen selvittämiseen käytetty aika voi lopulta säästää paljon kiertämistä. Kun alkaa nähdä tarkemmin, mikä työssä oikeasti hiertää, mikä edelleen toimii, mikä vie kohtuuttomasti voimia ja mikä vetää huomion jatkuvasti väärään suuntaan, myös mahdolliset ratkaisut alkavat näyttää toisenlaisilta.

Ennen ratkaisua tarvitaan selkeämpi tilannekuva

Olen joutunut monta kertaa toteamaan, ettei ensimmäiseksi tarvita uutta päätöstä, menetelmää tai suunnitelmaa. Ensin pitäisi saada parempi käsitys siitä, mitä oikeastaan yrittää ratkaista.

Jo se voi helpottaa. Kun ongelma saa tarkemman nimen, myös taipumus syyttää itseään vähenee. Ehkä kyse ei olekaan siitä, että pitäisi yrittää vielä enemmän tai ryhdistäytyä jälleen kerran. Ehkä jotakin muuta on jäänyt näkemättä.

Oikeampi nimeäminen ei vielä ratkaise ongelmaa. Se voi kuitenkin estää ratkaisemasta väärää ongelmaa, mikä ei ole ihan vähäinen asia.

Siksi en lähtisi ensimmäiseksi hakemaan lisää neuvoja, uutta järjestelmää tai seuraavaa sovellusta. Katsoisin ensin tarkemmin itse tilannetta. Missä kohtaa on eniten kitkaa? Mikä vie voimaa suhteettoman paljon? Mikä toimii jo nyt, mutta jää ehkä liian vähälle huomiolle? Mihin työ tosiasiassa vetää, riippumatta siitä, mitä suunnitelmissa lukee? Mitkä tekijät pitävät nykyistä tilannetta yllä?

Kun näihin kysymyksiin alkaa löytyä vastauksia, myös ratkaisut osuvat paremmin.

Työ ei siis aina takkua siksi, että sitä on liikaa. Joskus ongelma on siinä, että olemme nimenneet tilanteen liian nopeasti ja alkaneet korjata näkyvintä oiretta. Tärkeämpää kuin seuraavan ratkaisun hakeminen voi olla ottaa selvää siitä, mikä oikeastaan kaipaa ratkaisemista.