Kun esihenkilön oma työ jää muiden asioiden alle

Esihenkilön oma työ ei yleensä katoa yhdessä yössä. Se liukuu vähitellen taka-alalle ilman selvää hetkeä, jolloin voisi sanoa: nyt tämä muuttui.

Aluksi kyse on pienistä asioista. Yhdestä palaverista lisää, yhdestä nopeasta kysymyksestä, yhdestä asiasta, joka ”pitää vain hoitaa alta pois”. Oma työ siirtyy myöhempään ajankohtaan, sitten iltapäivään, lopulta iltaan. Jossain vaiheessa se päätyy siihen kuuluisaan sitten kun on aikaa -lokeroon.

Päivät täyttyvät ja kalenteri kertoo, että olet ollut koko ajan tarpeellinen. Silti päivän päätteeksi voi jäädä ristiriitainen tunne. Paljon on tapahtunut, mutta ne asiat, joiden vuoksi tähän rooliin aikanaan lähdit, eivät juuri ole edenneet.

Tähän voi päätyä yllättävän helposti juuri silloin, kun tekee monta asiaa hyvin.

Hyvät ominaisuudet voivat kääntyä itseä vastaan

Ongelmaa etsitään helposti kiireestä, ajanhallinnasta tai siitä, ettei osaa rajata tai sanoa ei. Joskus kyse on niistäkin. Mutta moni esihenkilö on tässä tilanteessa juuri siksi, että hän on sitoutunut, vastuullinen ja helposti lähestyttävä.

Kun vastaat muiden tarpeisiin hyvin, sinulta kysytään jatkossakin. Kun kannat vastuuta tunnollisesti, vastuuta kertyy helposti lisää. Kun olet se, jonka puoleen kannattaa kääntyä, sinuun myös käännytään.

Yksittäisessä tilanteessa kaikki tämä näyttää järkevältä. Vasta vähitellen huomaa, mitä kokonaisuudelle on tapahtunut: oma työ on alkanut väistyä muiden asioiden tieltä.

Tilannetta tekee hankalaksi se, ettei se välttämättä tunnu miltään kriisiltä. Työt hoituvat, ihmiset saavat apua ja organisaatio pyörii. On helppo ajatella, että tämä on vain vaihe. Projekti loppuu pian, ruuhka hellittää, ensi kuussa kalenteri on väljempi.

Sillä välin poikkeuksesta voi tulla työtapa.

^{Kun kaikki tuntuu tärkeältä}

Tilannetta yritetään usein korjata tekemällä hieman enemmän tai priorisoimalla tarkemmin. Mutta jos liian moni asia on saanut saman tärkeysaseman, tehtävien järjestäminen uuteen järjestykseen ei vielä ratkaise paljon. Paine vain siirtyy paikasta toiseen.

Esihenkilön työssä tämä on erityisen hankalaa, koska muiden tarpeet tulevat näkyviin hyvin konkreettisesti. Joku odottaa vastausta, päätöstä, keskustelua tai apua. Oma työ on usein hiljaisempaa. Suunnan miettiminen, ennakointi, vaikeiden asioiden valmistelu tai oman vastuualueen kehittäminen eivät samalla tavalla koputa ovelle.

Kiireellinen osaa pyytää huomiota. Tärkeä ei aina osaa.

Juuri tästä voi syntyä tunne, että työpäivä on ollut täysi mutta oma työ jäänyt tekemättä. Kyse ei välttämättä ole siitä, ettet olisi saanut aikaan tarpeeksi. Olet todennäköisesti saanut aikaan paljonkin. Kysymys on siitä, mikä työ on saanut tilaa ja mikä ei.

Tässä kohtaa myös priorisoinnin ongelma näyttää hieman erilaiselta. Kaikkea ei ehkä tarvitse yrittää järjestää paremmin. Ensin kannattaa tarkistaa, millä tavoin muiden asiat ovat vähitellen saaneet oikeuden ohittaa omasi.

Mitä oikeastaan kuuluu omaan työhösi?

Tämä kysymys voi olla yllättävän vaikea. Esihenkilön rooli rakentuu väistämättä muiden ihmisten ympärille, joten selkeää rajaa oman ja muiden työn välille ei voi eikä pidäkään vetää.

Silti jokaisessa esihenkilötehtävässä on asioita, joita kukaan muu ei hoida hänen puolestaan. Suunnan pitäminen, ennakointi, päätösten tekeminen, ihmisten työn edellytysten rakentaminen ja oman vastuualueen kehittäminen tarvitsevat nekin aikaa ja huomiota.

Jos ne jäävät jatkuvasti sen varaan, mitä päivästä sattuu jäämään yli, niitä ei ehkä koskaan tehdä kunnolla. Ja silloin voi syntyä hieman nurinkurinen tilanne: esihenkilö on jatkuvasti muiden käytettävissä, mutta hänen mahdollisuutensa tehdä oma tehtävänsä hyvin heikkenevät.

Tämän huomaaminen ei vielä ratkaise kalenteriongelmaa. Se voi kuitenkin muuttaa sitä, mille asioille alat tietoisesti tehdä tilaa.

Täysi kalenteri houkuttelee miettimään, miten kaiken saisi mahtumaan päivään. Tärkeämpää voi olla tunnistaa, mille oman työsi asioille sinun täytyy itse tehdä tilaa, koska kukaan muu ei sitä puolestasi tee.