Ajankäytön suunnittelu – 80-luvun Time Managerista verkostomaiseen maailmaan

Jos olet elänyt tai työskennellyt 80- ja 90-luvulla, saatat muistaa sen – ajankäytön suunnittelun kultakauden.

Silloin, kun kaikki oli paremmin ja kaikilla oli Time Manager! (Ja jos et ollut vielä syntynyt silloin, voit kysyä perimätietoa vanhemmalta kollegalta.)

Siinä oli kunnon kansiot, kalenterit ja lomakkeet, ja käyttäjät ottivat ajanhallintansa vakavasti. Koulutukseen osallistuttiin kuin parempaankin seremoniaan. Tavoitteena oli virtaviivainen, johdonmukainen työviikko, joka seurasi tarkasti ylhäältä alas annettuja käskyjä ja suunniteltuja tehtäviä.

Työn organisointi oli selkeää: tavoitteet annettiin esihenkilöiltä ja hommat hoidettiin organisaatiorakenteen mukaan. Ei tarvinnut arvailla, kuka sanoo mitä ja milloin – kaikki tuli selkeänä pakettina organisaatiokaavion yläkerroksista. Time Managerit ja Time Systems -kansiot olivat ajankäytön Ferrarit; niillä päästiin juuri sinne, minne kuului.

Fast forward tähän päivään.

Nykyinen työelämä ei kuitenkaan muistuta Ferrarin kyytiä vaan ehkä ennemminkin mutkaisilla teillä keikkuvaa sähköpotkulautaa, johon hyppäämme kiireessä varmana siitä, että määränpää on jotain ihan muuta kuin mihin alkujaan tähtäsimme.

Verkostomainen maailma on täällä. Toimeksiannot, odotukset ja deadlinet voivat tulla mistä suunnasta tahansa. Pomosi pyytää yhtä asiaa, asiakas toista ja kollegat keksivät vielä kolmannen suunnan. Oman lisänsä tuovat projektit, verkostot, viestikanavat ja ihmiset, joilla ei välttämättä ole minkäänlaista keskinäistä käsitystä siitä, mitä kaikkea sinulta odotetaan.

Tämän ympäristön keskellä vanha Time Manager näyttää hieman samalta kuin karttapallo Google Mapsin rinnalla.

Ei siksi, että siinä olisi aikanaan ollut jotakin vikaa. Päinvastoin. Se oli todella hyvä väline sen ajan työelämään. Maailma sen ympärillä vain muuttui.

Ajankäytöstä henkilökohtaiseen strategiaan

Ajankäytön haasteet ovat nykyään kaikkea muuta kuin yksinkertaisia. Eikä ratkaisu enää löydy pelkästä tehtävälistasta. Teknologiset vempaimemme tuovat tietoa, yhteyksiä ja uusia mahdollisuuksia nopeammin kuin ehdimme niitä käsitellä. Samalla tehtäviä ja odotuksia tulee monesta suunnasta ja kaikilla lähettäjillä on omat käsityksensä siitä, mikä niistä on tärkein.

Tässä maailmassa ajankäytön hallinta alkaa olla liian kapea käsite.

Kalenteri auttaa edelleen päättämään, milloin teen jotakin. Tehtävälista auttaa muistamaan, mitä pitäisi tehdä. Mutta kumpikaan ei ratkaise sitä, mitä kannattaa tehdä, mitä jättää tekemättä ja mihin suuntaan omaa työtään ylipäätään haluaa viedä.

Näihin kysymyksiin tarvitaan henkilökohtaista strategiaa.

Organisaatiotasolla pidämme itsestään selvänä, ettei kaikkea mahdollista voida tehdä. Tarvitaan suuntaa, painopisteitä ja valintoja. Verkostomaisessa työelämässä sama vaatimus on siirtynyt yhä enemmän myös yksittäiselle ihmiselle. Kun tehtäviä, mahdollisuuksia ja odotuksia tulee kaikkialta, jonkun on päätettävä, mitkä niistä ansaitsevat aikaa ja energiaa.

Viime kädessä sen on tehtävän suorittajan päätettävä itse.

Henkilökohtainen strategia ei tarkoita uljasta dokumenttia, joka laitetaan mappiin odottamaan seuraavaa strategiakierrosta. Se tarkoittaa riittävän selkeitä valintoja siitä, mitä haluaa saada aikaan, mihin haluaa käyttää voimavarojaan ja mitä voi jättää vähemmälle tai kokonaan tekemättä.

Tämä muuttaa myös välineiden tehtävää.

Perinteinen ajanhallinta lähtee helposti siitä, että tehtävät tunnetaan ja ne pitää vain saada hyvään järjestykseen. Henkilökohtaisen strategian välineiden pitää auttaa tekemään jotakin muutakin: pysähtymään, katsomaan syntyneitä tuloksia, tarkistamaan suuntaa ja muuttamaan omia valintoja silloin, kun työn todellisuus muuttuu.

Juuri tässä on ehkä suurin ero 80-luvun Time Managerin ja tämän päivän työn välillä. Silloin hyvä järjestelmä auttoi etenemään mahdollisimman johdonmukaisesti ennalta määritellyllä reitillä. Nyt reitti muuttuu matkan aikana. Uusia vaihtoehtoja ilmaantuu, osa vanhoista tavoitteista menettää merkityksensä ja ympäristö voi muuttua nopeammin kuin alkuperäinen suunnitelma.

Silloin täydellinen suunnitelma ei ole enää ratkaiseva. Paljon tärkeämpää on kyky seurata, mitä tapahtuu, ja tehdä tarvittaessa korjausliikkeitä.

Ajankäytön suunnittelu ei siis ole menettänyt merkitystään. Kalenteria tarvitaan edelleen ja tehtävälistakin on käyttökelpoinen kapistus. Mutta niiden yläpuolelle tarvitaan jotakin, mitä ne eivät pysty ratkaisemaan.

Mihin oikeasti haluan käyttää aikani ja energiani? Mitä tuloksia ja vaikutuksia haluan saada aikaan? Mitkä asiat ansaitsevat huomioni juuri nyt? Mitä jatkan, mitä vähennän ja minkä voin antaa olla?

80-luvun Time Manager auttoi hallitsemaan työtä maailmassa, jossa reitti oli pitkälti annettu. Nykyisessä verkostomaisessa työssä meidän on yhä useammin piirrettävä omaa reittiämme samalla kun kuljemme.

Siksi tänään ei riitä, että osaa hallita aikaansa. Pitää osata myös tehdä tietoisia valintoja siitä, mihin paukkunsa laittaa.

Maailma tuskin palaa 80-luvun selkeyteen. Ehkä hyvä niin. Mutta verkostomaisessa työssä tarvitsemme jotakin, mihin Time Manageria ei aikanaan tarvittu: kykyä löytää ja pitää oma suunta keskellä eri puolilta tulevia odotuksia.

Siihen ei riitä perinteinen ajanhallinta. Tarvitaan omia, tietoisia valintoja siitä, mitä haluaa saada aikaan, mihin käyttää voimavaransa ja mitä voi jättää tekemättä. Sitä tarkoitan henkilökohtaisella strategialla.