Ajankäytön suunnittelu – 80-luvun Time Managerista verkostomaiseen maailmaan

Jos olet elänyt tai työskennellyt 80- ja 90-luvulla, saatat muistaa sen – ajankäytön suunnittelun kultakauden.

Silloin, kun kaikki oli paremmin ja kaikilla oli Time Manager! (Ja jos et ollut vielä syntynyt silloin, voit kysyä perimätietoa vanhemmalta kollegalta.)

Siinä oli kunnon kansiot, kalenterit ja kaaviot, ja sen käyttäjät ottivat ajanhallintansa vakavasti. Koulutukseen osallistuttiin kuin parempaankin seremoniaan. Tavoitteena oli virtaviivainen, johdonmukainen työviikko, joka seurasi tarkasti ylhäältä alas annettuja käskyjä ja suunniteltuja tehtäviä.

Työn organisointi oli selkeää: tehtävät annettiin esihenkilöiltä ja hommat hoidettiin organisaatiorakenteen mukaan. Ei tarvinnut arvailla, kuka sanoo mitä ja milloin – kaikki tuli selkeänä paketissa organisaatiokaavion yläkerroksista. Time Managerit ja Time Systems -kansiot olivat ajankäytön Ferrarit; niillä päästiin juuri sinne, minne kuului.

Fast Forward tähän päivään.

Nykyään työelämä ei kuitenkaan muistuta Ferraria vaan ehkä ennemminkin… mutkaisilla teillä keikkuvaa sähköpotkulautaa, johon hyppäämme kiireessä, varmana siitä, että määränpää on jotain ihan muuta kuin mihin alkujaan tähtäsimme. 

Verkostomainen maailma on täällä – maailma, jossa toimeksiannot, odotukset ja deadlinet tulevat mistä suunnasta tahansa. Pomosi pyytää yhtä asiaa, asiakas toista, ja kollegat keksivät vielä kolmannen suunnan. Tämän verkostomaisen ympäristön keskellä Time Manager näyttää yhtä käyttökelpoiselta kuin karttapallo Google Mapsin rinnalla.

Ajankäytön uusi aalto: Vaikuttava ajankäyttö

Ajankäytön haasteet ovat nykyään kaikkea muuta kuin yksinkertaisia. Eikä ratkaisukaan löydy enää perinteisestä tehtävälistasta. Kaikki teknologiset vempaimemme tuovat dataa, yhteyksiä, ja tietoa nopeammin kuin ehdimme hengittää. Meille annetaan huikea määrä resursseja, mutta ei välttämättä tietoa siitä, miten niistä saa parhaan irti ilman jatkuvaa aivohiki-efektiä.

Tämän hälinän ja villin viestintätulvan keskellä kehitetty Vaikuttava ajankäyttö tarjoaa enemmän kuin listoja ja kelloja. Se on ajankäytön uusi strategia, joka auttaa tekemään vapauttavia valintoja. 

Tavoitteena ei ole täyttää kalenteria, vaan oppia löytämään merkitykselliset hetket ja käyttää niitä tavoitteiden edistämiseen. Se tarkoittaa sen oppimista, miten valitsemme asioita, joilla on väliä, ja miten sanomme rohkeasti ei kaikelle, joka ei palvele pitkän tähtäimen hyvinvointia ja tavoitteita.

Vaikuttava ajankäyttö on syntynyt siitä ajatuksesta, että ajankäytön hallinnan ei tarvitse olla pelkkää peräkkäisten asioiden suorittamista vaan rohkeutta fokusoida olennaiseen. 

Sen avulla voi luoda rutiineja ja rajoja, joilla suojataan itselle tärkeimmät asiat. Tämä moderni lähestymistapa vie ajankäytön hallinnan uudelle tasolle – sellaiselle, jossa voimme todella tuntea, että olemme ajassa kiinni, emmekä vain rämpimässä sen perässä.

Verkostomaisessa ympäristössä ajankäytön hallinta vaatii tarkkuutta, päätöksentekoa ja – miksei – myös hieman huumorintajua, sillä maailma ei ole menossa takaisin siihen 80-luvun selkeyteen. Mutta oikeilla valinnoilla ja vaikuttavalla ajankäytöllä voimme oppia navigoimaan missä tahansa ajanhallinnan kiemuroissa – ja tehdä sen omilla ehdoillamme.

Olen iloinen siitä, että minulla on pian uutta kerrottavaa asian tiimoilta.